Назад

Как организации решают задачу обмена файлами

Статьи 19.11.2024

В одной из предыдущих статей мы поговорили о важности безопасного обмена файлами и отметили недостатки таких способов, как пересылка файлов по электронной почте или через соцсети, а также использование сервисов, предоставляемых внешними организациями в виде облачного диска. Если кратко, то в первом случае вы столкнетесь с ограничениями по объему передаваемых данных или недостаточным уровнем безопасности, а во втором – вы просто передадите свои данные на хранение вовне. Самым безопасным способом является развертывание собственного сервера для обмена файлами и синхронизации данных внутри периметра организации.

В этой статье покажем, как задачу безопасного обмена файлами решают различные организации, на примере нашего продукта Кибер Файлы. Также расскажем, как мы сами используем его внутри компании.

Кто использует Кибер Файлы

Нашим продуктом пользуются во многих отраслях. Например, в образовании Кибер Файлы обеспечивают простой способ распространения учебных материалов, учебных планов, контрольных работ и документов. Продукт предоставляет возможность организовать доступ к общим папкам с личных устройств студентов, преподавателей и сотрудников администрации образовательного учреждения.

Страховые компании и банки заинтересованы в организации безопасного доступа к важной корпоративной информации с возможностями аудита. Это позволяет мобильным сотрудникам быстро и просто заключать договоры и соглашения с частными заказчиками и организациями.

В здравоохранении наше решение обеспечивает мобильность медицинского персонала, удобство обмена информацией для лучшей заботы о пациентах и высокой организационной эффективности с максимальной защищенностью данных и соблюдением требований о защите персональных данных.

Сценарий 1. Обмен документами между сотрудниками, с клиентами и контрагентами 

Задача. В организации кредитно-финансовой сферы требуется обеспечить клиентам возможность передавать в банк пакеты документов разных форматов (PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG и др.), в том числе файлы большого объема. Часто общий объем документов составляет 50-100 МБ, что превышает допустимый размер почтового вложения.

Решение. Продукт Кибер Файлы используется в качестве единого канала для обмена документами с юридическими лицами в рамках работы с новыми клиентами. Процесс файлового обмена организуется с помощью системы приглашений. Также реализована антивирусная проверка загружаемых на сервер файлов и настройка уровня доступа к предоставленным документам.

Пример внедрения в компании Киберпротект

Задача. Сотрудникам компании Киберпротект, работающим в офисе, удаленно и в гибридном формате, необходим доступ к корпоративным данным с любого устройства в любое время. Сотрудники находятся более чем в 30 городах, в разных часовых поясах. Помимо этого, им необходимо синхронизировать файлы между локальными компьютерами и сервером хранения и использовать безопасную среду для взаимодействия и обмена файлами любого размера с коллегами и внешними пользователями: заказчиками, партнерами и поставщиками.

Решение. Продукт Кибер Файлы обеспечивает обмен данными как между сотрудниками компании в закрытом контуре, так и с заказчиками, партнерами и поставщиками в открытом контуре.

Более подробно о внедрении Кибер Файлов в нашей компании можно почитать на странице истории успеха.

Пример внедрения в Департаменте экономической политики и развития города Москвы

Задача. Специалисты Департамента экономической политики и развития города Москвы на ежедневной основе занимаются сбором, обработкой, обменом и хранением данных, их аналитикой и прогнозированием. Также в рамках своей деятельности сотрудники ведомства осуществляют обмен информацией с внешними контрагентами: партнерами, заказчиками и поставщиками. Необходимо обеспечить стабильность и безопасность этих и других операций.

Решение. Департамент внедрил Кибер Файлы – надежное современное решение для организации бесперебойной совместной работы с документами, обеспечивающее высокий уровень безопасности информации. 

Узнать больше об использовании продукта в правительственной организации можно из истории успеха.

Сценарий 2. Доступ к корпоративным источникам данных с любого устройства

Задача. Необходимо предоставить отдельным сотрудникам компании или группе сотрудников доступ к корпоративному файловому серверу (закрытый контур).

Решение. Шлюз, размещенный внутри корпоративной сети, служит для внутреннего доступа к корпоративному файловому серверу (закрытый контур). Выделенное пространство в хранилище сервера Кибер Файлов используется для обмена информацией с внешними пользователями, партнерами, контрагентами, клиентами и т. д. (открытый контур). Такая модель безопасности обеспечивает доступ к конфиденциальной информации только сотрудникам компании. Данные могут быть скопированы в открытый контур только при наличии соответствующих прав у текущего пользователя.

Сценарий 3. Совместная работа над документами

Задача. Сотрудникам юридического отдела организации необходимо совместно работать над различными договорами и соглашениями. Корректировка и пересылка документов по электронной почте или редактирование документов в общих папках файлового сервера достаточно сильно замедляет процесс обмена документами.

Решение. Внедрение продукта Кибер Файлы с подключаемыми онлайн-редакторами (Р7-Офис. Сервер документов или ССР МойОфис) позволило совместно редактировать и комментировать документы, сохранять и восстанавливать различные версии документов, делиться документами с внешними пользователями. Поддерживается максимальная совместимость с документами в формате Microsoft Office: DOCX, XLSX, PPTX, а также обеспечивается поддержка других популярных форматов файлов.

Сценарий 4. Обмен большими объемами данных в компании с распределенной сетью филиалов

Задача. Сотрудникам центрального офиса компании необходимо обмениваться данными с коллегами из дочерних компаний и контрагентами. Требуется поддержка обмена файлами больших размеров, такими как медиафайлы, 3D-модели, маркетинговые материалы и т. д.

Решение. Задача была решена путем внедрения Кибер Файлов. За счет своих функциональных возможностей продукт позволяет обеспечить обмен файлами больших размеров с оптимальным использованием хранилищ данных. Решение предоставляет удобный пользовательский интерфейс для передачи файлов: через общие папки, по ссылкам с авторизацией контрагента и по прямым ссылкам без авторизации. Также имеются широкие возможности по управлению передачей и хранением файлов: механизм назначения прав доступа на папки внутри системы, средства ограничения срока доступности файла или папки для пользователей и контрагентов, управление квотами на пространство в хранилище файлов.

Подробнее о продукте

Мы в деталях рассказали о возможностях Кибер Файлов по обеспечению безопасного обмена файлами и совместной работы над документами на вебинаре, посвященном выходу новой версии продукта. Посмотреть запись можно на странице мероприятия. Также обратите внимание, что у нас действует специальное предложение – скидка 40% при покупке от 10 лицензий на Кибер Файлы и сертификатов поддержки к ним.

sbscrIconLight.png
Подпишитесь на нашу рассылку Будьте в курсе всех новостей и событий Подписаться
Вы успешно подписались на рассылку Киберпротект!