Современные системы файлового обмена: безопасность, совместная работа и контроль

В современном офисе эффективность работы напрямую зависит от скорости, надёжности и безопасности обмена информацией. С ростом объёмов цифровых данных, удалённой работой и ужесточением требований к защите конфиденциальной информации, традиционные методы передачи файлов — такие, как электронная почта, флешки, публичные облачные сервисы или мессенджеры — всё чаще становятся узким местом в корпоративных процессах.

Например, отправка большого проектного архива по электронной почте может привести к превышению лимитов вложений, задержкам в доставке или даже потере данных. Использование USB-флешек не только неудобно при распределенной команде, но и чревато утечками: достаточно потерять устройство, чтобы конфиденциальные финансовые отчеты или чертежи инженерного проекта оказались в чужих руках.

Публичные облачные сервисы зачастую не соответствуют требованиям регуляторов, поскольку не обеспечивают достаточного контроля над местоположением данных, шифрованием или журналированием действий пользователей. А обмен файлами через мессенджеры, например Telegram или WhatsApp, лишает ИТ-отдел возможности отслеживать, кто и с кем поделился документом, и отозвать доступ при необходимости.

И именно здесь на помощь приходят специализированные решения, которые относятся к классу Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS). 

Почему обмен файлами так важен?

1) Оперативное взаимодействие
В условиях высококонкурентной среды каждая минута на счету. Быстрый и удобный обмен документами между отделами, филиалами или партнерами и заказчиками позволяет сократить время на согласование, ускорить принятие решений и повысить общую производительность.

2) Безопасность и соответствие нормам
Современные компании обязаны защищать персональные данные, коммерческую тайну и другую конфиденциальную информацию. Нарушение требований законодательства и регуляторов может привести к серьёзным штрафам и репутационным потерям. Поэтому обмен файлами должен происходить в защищённой, контролируемой среде.

3) Контроль и аудит
Руководству важно понимать, кто, когда и какие файлы передавал. Это необходимо не только для внутреннего контроля, но и для расследования инцидентов информационной безопасности.

Важность обеспечения безопасного обмена файлами разбирали в статье «Безопасный обмен файлами: почему это важно». 

Современный файловый обмен

Современные системы файлового обмена включают не только механизмы надежного и безопасного хранения и предоставления защищенного доступа к файлам. Рассмотрим, какие еще функции ожидаются от современных систем на примере нашего продукта Кибер Файлы.

Основные сценарии использования Кибер Файлов мы детально разобрали в статье «Как организации решают задачу обмена файлами». А в этом обзоре сфокусируемся на возможностях интеграции с офисными приложениями, почтовыми клиентами и внешними системами безопасности.

В большинстве компаний для обмена файлами и ведения переписки активно используется электронная почта. Но при попытке пересылки объемных файлов сотрудники сталкиваются с ограничениями на размер передаваемых данных. И начинаются поиски альтернативных вариантов пересылки - чаще всего через облачные сервисы. Таким образом конфиденциальная информация может покинуть внутренний контур и попасть в руки злоумышленников.

Эти проблемы делают задачу удобного и безопасного управления файлами крайне важной. Возможность отправки файлов с настраиваемым доступом к ним востребована в организациях, где критична работа с большими объемами данных и необходима высокая безопасность файлов.

В Кибер Файлах реализована интеграция с наиболее распространенными почтовыми клиентами – Outlook и Thunderbird. Например, это дает, возможность передачи файлов ссылкой на хранилище в Кибер Файлах вместо вложения в почтовое сообщение. Также есть возможность отправлять несколько файлов в виде одной ссылки — данные будут автоматически упакованы в zip‑архив и отправлены на сервер Кибер Файлов. В последней версии продукта добавлен перехват операцией drag-and-drop для Thunderbird, что также дает возможность отказаться от пересылки вложений в письме.

Выше мы упомянули необходимость обеспечения защиты передаваемых данных. Для этого в Кибер Файлах реализована интеграция с антивирусом Kaspersky Scan Engine. Таким образом, пользователи могут быть уверены что зараженные файлы не попадут на сервер и не распространятся по компании.

Интеграция с системами защиты от утечки данных с корпоративных компьютеров (DLP) – Кибер Протего и внешними – СёрчИнформ КИБ и InfoWatch Traffic Monitor позволяет реализовать контентный анализ файлов, загружаемых на сервер Кибер Файлов. На основании результатов проверки принимается решение о блокировке загрузки файлов на сервер.

И, наконец, возможность передачи событий ИБ в SIEM-системы позволяет собирать и анализировать события, связанные с передачей файлов. 

Совместная работа над документами

В последние годы инструменты совместной работы над документами становятся не просто вспомогательными, а стратегически важными элементами любой продуктивной среды. Понятно, что многие популярные облачные сервисы предлагают функции для работы с документами, но в текущих реалиях вряд ли разумно использовать для работы зарубежные сервисы, а с точки зрения безопасности лучше, чтобы файлы и документы вообще не покидание внутренний контур.

Кибер Файлы поддерживают подключаемымые онлайн-редакторы (Р7-Офис. Сервер документов или ССР МойОфис). Это позволяет совместно редактировать и комментировать документы, сохранять и восстанавливать различные версии файлов, делиться ими с внешними пользователями. Поддерживается максимальная совместимость с документами в формате Microsoft Office: DOCX, XLSX, PPTX, а также обеспечивается поддержка других популярных форматов файлов.

В последних версиях Кибер Файлов реализована возможнсть формирования ссылки на редактирование документа – это еще один удобный механизм для предоставления доступа к совместному редактированию.

Помимо этого, есть онлайн-просмотр документов и файлов без загрузки (на уровне папки или файла) – это упрощает и ускоряет доступ к данным; отпадает необходимость в хранении избыточной информации на устройствах пользователей. Возможен просмотр документов в основных форматах, а также видео, аудиофайлов и изображений

И еще одна полезная функция Кибер Файлов –  версионность. Новые версии автоматически создаются при онлайн-редактировании документов. Они отображаются для каждого документа в веб-клиенте, могут быть загружены, восстановлены или удалены. Кибер Файлы автоматически разрешают конфликты имен при отправке на сервер документов с тем же именем от разных пользователей. Так что больше никакой путаницы типа «Отчет_финал», «Отчет_финал_правки_2», «Отчет_ИТОГ_исправлено».

От личных папок к корпоративным

До десятой версии Кибер Файлы предоставляли только персональные папки, хранившиеся в личных пространствах пользователей. После увольнения сотрудников такие папки должны переназначаться, что может привести к неумышленной потере данных. Кроме того, такой подход усложняет процесс совместной работы над проектами, в ходе которой могут уходить и приходить сотрудники, то есть существует постоянная зависимость от одного владельца папки и квоты в его пространстве.

Реализация концепции «корпоративных» папок в Кибер Файлах версии 10, поддерживает коллективную модель управления данными и позволяет создавать безопасные и устойчивые среды для совместной работы с данными. Пространства для корпоративных папок не зависят от конкретных пользователей. Перечислим основные характеристики корпоративных папок:

• Корпоративная папка может иметь нескольких владельцев, которые управляют участниками, правами доступа и свойствами папки.
• Корпоративные папки не привязаны к квоте или личному пространству определённого пользователя.
• Для корпоративных папок применяется модель доступа по правам. Права доступа к папке определяются матрицей прав для участников папки, ссылка – вспомогательный элемент.
• На административном уровне обеспечивается контроль создания корневых корпоративных папок за счёт ведения списка пользователей, авторизованных на такое действие.

Экосистема продуктов

Совместное использование продуктов от одного вендора гарантирует их совместимость и повышает удобство использования. Другие продукты Киберпротекта могут использоваться совместно с Кибер Файлами в сценариях перечисленных ниже.

Хранение файлов

При использовании универсального решения для защищенного файлового обмена и организации совместной работы нередко возникает необходимость обеспечить размещение файлов в подключаемом хранилище данных. Такое хранилище может быть создано на основе Кибер Хранилища. В случае, если S3-хранилище у вас уже развернуто, вы можете выбрать его в качестве основного хранилища Кибер Файлов прямо в интерфейсе настройки. Подробнее об этом сценарии смотрите на странице решения «Надежное хранилище объектных данных».

Предотвращение утечки данных

При использовании Кибер Файлов для организации защищенного файлового обмена и совместной работы может возникнуть риск утечки конфиденциальных данных. Интеграция DLP-решения для защиты от утечки данных Кибер Протего и Кибер Файлов позволяет обеспечить полноценно контролируемый файловый обмен с защищенным от утечки периметром – как внутри организации, так и с внешними получателями.

Единый центр аудита

В сценарии интеграции Кибер Протего и Кибер Файлов DLP-система может обеспечивать сквозной аудит событий, импортируя их с сервера Кибер Файлов. В такой модели обмен данными с внешними и внутренними получателями можно выстраивать через контролируемый корпоративный сервис файлового обмена, тогда как передача документов через другие, в особенности публичные облачные сервисы, пресекается в соответствии с моделью Zero Trust и DLP-политикой компании.

Заключение

В условиях цифровой трансформации офиса обмен файлами перестаёт быть простой технической задачей — он становится элементом стратегии информационной безопасности и операционной эффективности. Решение Кибер Файлы предлагает современный, безопасный и удобный способ организации этого процесса, отвечающий как бизнес-потребностям, так и требованиям регуляторов. Внедрение таких решений позволяет устранить хаос при обмене файлами и защает данные компании, не усложняя жизнь сотрудникам.

5 марта в 11:00 МСК приглашам вас на вебинар «Кибер Файлы 10.1. Корпоративные папки и надежное хранение файлов», на котором расскажем о новой версии нашего корпоративного решения.